Met de instellingen voor documentroutering kan de gebruiker het document onmiddellijk na verwerking ontvangen. Het systeem exporteert de documenten op de achtergrond volgens instellingen die door de gebruiker zijn ingesteld.
Documentroutering kan worden ingesteld op administratieniveau. Hoewel het document in elk stadium kan worden geëxporteerd volgens instellingen, wordt het document pas na de reviewfase gearchiveerd. Deze documenten worden geëxporteerd met de status “Open” en het geëxporteerde document blijft open in het boekhoudsysteem om bijgewerkt te worden totdat het door de accountant wordt gesloten.
Om de documentrouteringsregels te beheren selecteert u de administratie en gaat u vervolgens naar administratie-instellingen.
(Inloggen >> Selecteer administratie >> Administratie-instellingen >> Regels voor documentroutering)
Standaardinstelling: De volgende afbeelding toont de standaardinstelling en deze is altijd aan te passen.
Beschikbare acties in boekhoudsysteem
A) Exporteren / Bijwerken-
Exporteren: Als bijvoorbeeld de factuurexport is ingesteld op “Na verwerken” (zoals weergegeven in de bovenstaande afbeelding), wat betekent dat een kopie van de factuur direct na verwerking in het boekhoudsysteem wordt geëxporteerd. Er blijft echter een kopie in Smartbooqing die het normale proces volgt, zoals de autorisatieflow en de reviewpagina.
Bijwerken: De functie ‘bijwerken’ betekent dat als er wijzigingen (in de autorisatie- of reviewfase) worden aangebracht in de factuur (nadat er al een kopie naar het boekhoudsysteem is geëxporteerd), deze voor de betreffende factuur worden bijgewerkt in het boekhoudsysteem.
B) Verwijderen – De kopie die naar het boekhoudsysteem is geëxporteerd, wordt verwijderd.
- Als een document is afgewezen in de autorisatie- of bevestigingsfase en de instelling voor boekhoudacties is gemarkeerd als “Verwijderen” (zoals weergegeven in de bovenstaande afbeelding), wordt de betreffende factuur uit het boekhoudsysteem verwijderd.
- Als de gebruiker het document verwijdert in de Reviewfase en de instelling voor boekhoudacties is gemarkeerd als “Verwijderen” (zoals weergegeven in de bovenstaande afbeelding), wordt de betreffende factuur uit het boekhoudsysteem verwijderd.
- Als het verwerkte document door de gebruiker in de reviewfase is gemarkeerd als Niet-boekbaar en de instelling voor boekhoudacties is gemarkeerd als “Verwijderen” (zoals weergegeven in de bovenstaande afbeelding), wordt de betreffende factuur uit het boekhoudsysteem verwijderd.
C) Non Action : De optie ‘Non Action’ houdt in dat er geen wijzigen kunnen worden aangebracht en het document de normale documentflow van Smartbooqing volgt.
Tijdlijnen
De documentroutering status is als volgt te zien in de Smartbooqing Tijdlijn:
– In het geval van het bovenstaande voorbeeld is een kopie van het document geëxporteerd in de autorisatiefase omdat de regel “Export / Bijwerken” werd geactiveerd.
– Na bevestiging werd de “Export/ Bijwerken” regel niet geactiveerd omdat er geen wijzigingen op de factuur zijn gedaan, waarna deze de normale stroom van Smartbooqing volgde.
Beperkingen
1. Momenteel alleen ondersteund voor Exact online.
2. Wie kan dit doen? De gebruiker met rol Beheerder, Team Lead, Gebruiker, Reviewer kunnen toegang krijgen tot deze instellingen in Smartbooqing.
3. Instellingen worden op administratieniveau opgeslagen. Momenteel zijn documentrouteringsinstellingen niet aanwezig op organisatieniveau en dient voor elke administratie moet afzonderlijk te worden ingesteld.
4. Als het document een exportfout heeft, wordt deze ook weergegeven op de pagina Exportfout en in de respectieve fase (Autorisatie / Review). De gebruiker ziet geen melding in het betreffende stadium (bijvoorbeeld Autorisatie/revisie) dat het document vastzit op een exportfout.
5. Als de gebruiker een document in het boekhoudsysteem wijzigt, worden deze wijzigingen niet weergegeven in Smartbooqing.
6. Als een gebruiker een document in het boekhoudsysteem wijzigt, wordt dit overschreven door Smartbooqing.