In dit artikel vind je informatie over:

1. Hoe ga ik naar de relatielijst pagina
2. Wisselen van verschillende overzichten
3. Instellingen verduidelijken ( KvK, Duale relatie, Kolommen splitsen, Instellingen kortingen, Bulk verwerking etc)
4. Beheren instellingen van relaties vanaf verschillende plekken zoals  Review pagina, Document Detail Pagina.
5. Toevoegen van nieuwe relatie
6. Dat het belangrijk is om het KvK-nummer aan een relatie te koppelen

1. Hoe ga ik naar de relatielijst pagina

Als je een administratie hebt geselecteerd kun je alle relaties van die administratie vinden in de relatielijst in het keuzemenu aan de linkerzijde, zie hieronder:

Als je op bovenstaande pagina bent kun je het ‘standaardoverzicht’ bekijken van de relaties. Dubbelklik op de regel van een relatie en bewerk deze om de instellingen te wijzigen. In de kolom ‘Vragen’ kun je de reviewmededelingen instellen voor een specifieke relatie.

2. Wisselen van verschillende overzichten

Hieronder vind je meer relatieoverzichten waaruit je kunt kiezen: (via het dropdown menu, zie afbeelding hieronder)

• Standaardoverzicht
• Verwerkingsoverzicht
• Adresoverzicht
• Bankoverzicht
• Apps overzicht

Je kunt op deze pagina de weergave van de instellingen bekijken voor de specifieke relatie door de icoontjes te gebruiken in de kolom ‘instellingen toegepast’.

2.1. Standaard instellingen:

• Hierin wordt de basisinformatie van de relatie weergegeven
• Gebaseerd op informatie uit het boekhoudsysteem, geschiedenis en cloud intelligentie, zullen we een coderingsregel voorstellen met gespecificeerde grootboekrekening.
• De betrouwbaarheidsfactor van de relatie wordt aangegeven.
• Relaties waarvan het systeem niet zeker is (met een lagere betrouwbaarheidsfactor) worden gemarkeerd door een verticale rode streep voor de kantlijn. (A) De coderingsregel met de specificatie worden aangegeven met een rode stip.
• Je kunt deze relaties bevestigen door op de verticale rode streep te klikken. Of als je relatie bewerkt, zal deze automatisch bevestigd worden.
• Als de relatie bevestigd is verdwijnt de rode markering en vertoont de coderingsregel een groene stip. (B)
• Het Kvk-veld zal rood gemarkeerd zijn als er nog geen KvK-nummer bekend is.(C)
  • Dubbelklik op de regel die je wilt bewerken
  • Je ziet het KvK-veld; typ de naam die je zoekt.
  • Er verschijnen enkele suggesties. Selecteer de juiste.
  • Als er geen KvK-nummer is? Selecteer dat keuzevakje en geef een reden op.

• Klik op het ‘analyse’ icoon om de sterkte van diverse factoren te bekijken:

• Je kunt per regel de instellingen wijzigen door erop te dubbelklikken en de regel te bewerken, zoals je hieronder kunt zien:

2.2.Verwerkingsweergave:

• Vaste codering: Alle relaties kunnen worden verwerkt op een vaste grootboekrekening. Klik hier voor meer informatie…
• BTW-codering : De grootboekrekening is gebaseerd op de BTW-percentages, namelijk 0%, 6% en 21%. Klik hier voor meer informatie..
• Artikel codering: Grootboekrekeningen zijn bepaald aan de hand van artikelgroepen. Elk artikel heeft een een aparte grootboekrekening en de facturen worden regel-voor-regel verwerkt. Klik hier voor meer informatie…
• Specifieke codering: Artikelen die buiten de generieke artikelgroepen vallen, zijn specifiek. Voor dit soort artikelen kunnen we een specifieke codering instellen.Klik hier voor meer informatie…
• Samenvatting codering:  De facturen van deze relaties bevatten altijd een samenvatting of aan het begin of aan het eind van de factuur. Klik hier voor meer informatie…

2.2.2. Specifications:

Specificaties – Het kan verschillen volgens de codeerregel, zie de onderstaande specificatie met de gerespecteerde codeerregel:

Je ziet een symbool van een vergrootglas. Je selecteert dit door erop te klikken.

2.2.3. BTW-regel

Er zijn vier soorten btw-regels; je kan een specifieke BTW-regel instellen voor de relatie.

-typen coderingsregel-

1. 0% – Btw wordt geregistreerd als 0%.
2. Geen BTW – BTW wordt niet geregistreerd.
3. Boek per document – BTW wordt vastgelegd volgens document.
4. Btw-verlegd: De BTW-code zoals de BTW-verleggingsregel is ingesteld wordt toegepast.

2.2.4. Dagboek

Dagboeken verschillen volgens het documenttype (Aankoop / Verkoop / Cash).

2.2.5. Betalingstermijn

Deze instelling wordt geïmporteerd uit boekhoudsystemen. De betalingstermijn is de voorwaarde / instelling waarbij de betaling van de leverancier moet worden gedaan in de gewenste tijdlijn.

2.2.6. Vraag

Vraag: (Altijd / eerste keer / Nooit) opties zijn beschikbaar, ‘Altijd/ eerste keer’, zorgt ervoor dat de factuur een melding krijgt op de reviewpagina.

2.2.7. Altijd boeken

OOK de ‘niet-boeken’ facturen ( zoals herinnering, bestelling, overzicht etc) worden wel geboekt als ‘altijd boeken’ is ingeschakeld bij een relatie.Klik hier voor meer informatie…

2.2.8. Betalingsbatch

Betalingsbatch: Deze instelling wordt geïmporteerd uit het boekhoudsysteem, waarbij de relatie in “automatische betaling” wordt ingesteld.

2.2.9.Betalingstype

• Hier kan je aangeven op welke manier de automatische betaling plaats vindt, d.w.z. via SEPA.
• Instelling toegepast: Als er voor een relatie ‘Geavanceerde instellingen’ zijn toegepast, kan je in deze kolom de pictogrammen bekijken, zoals ‘Korting=

Opmerking: Alle bovenstaande instellingen zijn gesynchroniseerd vanuit de instellingen van je boekhoudpakket.

Opmerking: Als er wijzigingen in Smartbooqing zijn aangebracht en deze niet beschikbaar zijn in je boekhoudpakket, zullen de gemaakte instellingen verdwijnen (ongedaan gemaakt). Dit gebeurt na een synchronisatie met het boekhoudpakket.

2.3. Bank overzicht:

Banknaam, IBAN, BIC-code en Bankrekeningnummer kunnen worden bekeken.

2.4. Adres overzicht:

Het adres van de relaties kan worden bekeken.

3. Instellingen verduidelijken ( KvK, Duale relatie, Kolommen splitsen, Instellingen kortingen, Bulk verwerking etc)

Welke geavanceerde instellingen kan ik bewerken op deze pagina?

Door het selectievakje dat voor de relatiestaat aan te vinken kun je de volgende geavanceerde instellingen verrichten:

• Instellen KvK: Je kunt het KvK-nummer instellen voor de relatie. Dat kan ook voor meerdere relaties ineens.
• Duale relatie: Deze instelling geeft je de mogelijkheid het type van de relatie/factuur te wijzigen van verkoop naar inkoop en vice versa. Selecteer daarvoor een optie en geef het keyword. Klik hier voor meer informatie…
• Kortingen: Met deze instelling heb je drie opties om een regel in te stellen voor kortingen. Klik hier voor meer informatie…
  Opties:
  1. Percentage
  2. Vast bedrag
  3. Verschil in bedrag
• Kolom Splitsen: Als je dit wilt instellen vragen we je eerst contact op te nemen met het support/helpdesk team van Smartbooqing. For this setting, you need to contact or inform Smartbooqing support/helpdesk team, well in advance. Het team zal eerst de nodige instellingen uitvoeren zodat je toegang krijgt tot de instellingen voor kolom splitsen. Klik hier voor meer informatie…
• Instellingen toegepast: Deze kolom geeft de extra instellingen weer die zijn gedaan voor deze relatie, zoals kostenplaats, partnercode etc. Deze extra verwerkingsinstellingen zullen worden weergegeven als icoontjes.

4. Beheren instellingen van relaties vanaf verschillende plekken zoals Review pagina, Document Detail Pagina.

4.1. Relatielijst Pagina

Op deze pagina kun je dubbel klikken op een regel en de regel komt dan in een ‘bewerkmodus’. Daarna kan je de gewenste instellingen maken. Zie de afbeelding hieronder:

4.2. Document Detail Pagina:

Op deze pagina kun je dubbelklikken op de regel en je komt in de ‘bewerkmodus’. Daarna kun je de instellingen aanpassen. Klik hier voor meer informatie…

4.3. Review Pagina

Als derde mogelijkheid kan je de relatie-instellingen wijzigen vanaf de  Review, open het document met het commentaar door het uit te klappen en daarna kan je de wijzigingen aanbrengen, zoals je hieronder ziet:

5. Toevoegen van nieuwe relatie

Je kunt ten alle tijde als je wilt een nieuwe relatie toevoegen aan de relatielijst. Klik op ‘+Relaties’ om een nieuwe relatie toe te voegen, zie onderstaande afbeelding:

Zodra je op ‘+Relaties’ klikt, wordt je verzocht om de gegevens in te vullen, zie hieronder

Bij het aanmaken van een nieuwe relatie, heeft de gebruiker twee opties:

• Je kunt het bedrijf zoeken door enkele velden in te vullen zoals KvK, straatnaam,huisnummer, stad of postcode etc.
• Het KvK-nummer in te vullen (Kamer van Koophandel) Het nummer is belangrijk omdat het uniek is en het helpt het systeem om de gegevens op een unieke manier te handhaven.
• Als gebruiker geen Kvk-nummer van die organisatie heeft dan verzoeken we een reden op te geven.
• Je kunt ook een relatie kopiëren door de schakelknop op AAN te zetten en kies de relatie uit de bestaande lijst (terwijl je de relatie kopieert zal het relatietype wijzigen d.w.z. dat een nieuw toegeveogde relatie wordt beschouwd als leverancier als de bestaande relatie een klant is, en vice versa)

Daarna klik je op ‘Volgende’ om enkele contactgegevens aan te vullen en de benodigde instellingen te maken die je selecteert uit de drop-down menu of je vult ze handmatig in. Klik daarna op ‘opslaan’ . Daarna is de relatie toegevoegd aan de relatielijst. Zie onderstaande afbeelding.

6. Dat het belangrijk is om het KvK-nummer aan een relatie te koppelen

Als je in de relatielijst pagina bent en er is geen KvK-nummer ingevuld, klik je op de optie KvK-nummer zoals hieronder:

Door erop te dubbelklikken verschijnt er een vergrootglas waarna je het KvK-nummer kunt opgeven of een reden in te vullen waarom je die (nog) niet hebt.

Voordelen KvK:

1. Door een KvK-nummer te koppelen aan een realtie kunnen wij onze data verrijken en relaties kunnen daardoor sneller worden gevonden en beter worden verwerkt.
2. Door het KvK-nummer te vermelden van een relatie kan het systeem de sector/subsector toekennen wat bijdraagt aan een meer accurate verwerking in de toekomst
3. KvK en sector zal ook zorgen dat andere relaties van dezelfde sector het voordeel halen van een verbetering van verwerking.

Things covered in this article:

• How can I go to the contact list page.
• Switching among the different views
• Settings explained- Coc, Dual contact, Split column, Discount settings, Bulk edit etc
• Managing settings for contacts from different places like- Document hub, Document details page.
• Adding a new contact
• Why giving Coc number to a contact is important.

Managing contacts:

How can I go to the contact list page?

Once you’ve selected administration, Go to Contact list page; as shown below-

As you’re on the above page then you will be able to get the ‘Basic view’ of the contacts. In the above screen- Basic view you can double click the line for any contact and go in the edit mode to change the settings, Column Ask will be the setting for Review notification for that particular contact.

Switching among the views:

You can switch between the views to get the preferred view of the contact list as-

• Basic view
• Processing view
• Address view
• Bank view
• Apps view

As shown above you can change amongst the views available.

Here on this page, you will be able to get the view for the settings applied for that particular contact by using icons in the column – settings applied.

Settings explained:

Basic features:

On any of the line you can double click the contact line and go to the edit mode and choose the desired settings as shown below.

The line in edit mode will be having a yellow colour as below.

• Fixed Coding: All of the contacts can be processed on a fixed account code.
• VAT Coding : The account code is based on the VAT percentage namely, 0%, 6% and 21%.
• Item Coding: The products define Account codes or articles, for each item there will be a different account code and invoice will be processed line- by- line.
• Specific Coding:  Articles, which cannot be considered in generic product groups, are specific. For these kind of articles, we can have setting specific coding.
• Summary Coding: The invoices of these contacts are always having a summary either on the start or at the end of invoice page.

Advanced features:

What are the advanced settings I can do on this page?

By selecting the checkboxes in front of the contact you can do the advanced settings as shown below-

• Set CoC: Use this option to set the CoC number for this contact. You can also set CoC for multiple contacts at a time.
• Dual Contact: This setting option enables you to change the type of the contact/invoice from sales to purchase or vice versa. While doing this you need to select an option and give the keyword(s).
• Discounts: This setting gives you options to set the rule for discounts, you can set a rule accordingly. There are three options-
  1. Percentage
  2. Fixed amount
  3. Discrepancy amount
• Column Splitting: For this setting, you need to contact or inform Smartbooqing support/helpdesk team, well in advance. In order to give you access to make column-splitting settings, our team will make the necessary settings at the backend and then you will be able to do the settings for column splitting.
• Settings applied: This column will show you the extra settings made for this contact, like cost code, partner code, etc…, these extra processing settings will be displayed in the form of Icons.

All of the above settings can be also managed from the below places-

1. Contact list- On this page you can click on the any row (double click) and the line itself go in the edit mode. With this you can change the settings as shown below-

2. Document Details Page-

From this page you can double click on the line section and you’ll be in the edit mode, once you’re in the edit mode you’ll be able to change the settings from this sections.

3. Document Hub→ Review tab-

You can also change the contact settings from the Document Hub page (Document hub>>Review) open the document with comment by expanding it and there you can make the changes as shown below.

How can I add a new contact from the Contact list page?

At any point of time, if you want to add a new contact to the contact list, you can click on the ‘+Contact’ button to add the new contact as shown below-

Once you click on the, ‘+Contact’ button then you will be required to fill up few of the details as shown below-

While creating a new contact user will be having 2 options-

• You can search the company by using some of the options like Coc and street name, house number city or zip code etc.
• Giving the Coc (Chamber of Commerce) number is important as it be unique and help the system to maintain the record uniquely.
• If user is not having the Coc for the company then user is supposed to give the reason for not having the Coc and proceed.
• Also you can copy the contact by turning the toggle button ON and choose the contact from existing list (while copying the contact the type will be changed i.e if newly added contact is considered as supplier if existing is customer and vice versa)

From the above screen, when user selects the Next button then below screen will be there to fill some of the details and make the required settings.

From the above screen, user can make the desired settings by selecting it from the dropdwn or entering the data manually and click Next.

With this that particular contact will be added to the contact list.

How can I provide a Coc number to any contact and why giving Coc number is important-

From the contact list page, if there is no Coc then you can click on the Coc option as shown in the below picture-

By double click you will get a magnifier icon in it and you can give the Coc number or a reason for not having the Coc number.

Benefits:

1. By assigning a Coc number we can enrich the data and contacts having Coc will be easily found in the system for faster and better processing.
2. By giving the Coc to any of the contact, system can get the type of its sector/subsector which helps us to provide/suggest the better processing settings in future.
3. Also with Coc and its sector other contacts from same sector will be suggested with better and similar processing settings.