Wanneer kan er een niveau worden toegevoegd? Selectie van een autorisator
- Als je bepaalde facturen wilt leiden naar een bepaalde autorisator afhankelijk van de condities die je in hebt gesteld bij een regel, dan kan je dit gebruiken.
- Een niveau is niets anders dan een soort hiërarchie om autorisators te kiezen die kunnen reviewen en acties kunnen nemen per niveau.
Opmerking: Bij het aanmaken van een niveau, moeten de criteria een onderdeel zijn van de regelcriteria. Klik daarvoor op ‘niveau toevoegen’.
Voorbeeld : Zie bovenstaand voorbeeld met de ingestelde regel.
- Regel: We hebben een regel ingesteld op relatie ‘Ammy Ferd’ en we hebben een niveau toegevoegd met ‘bedrag’ criteria. Zie voorbeeld hierboven.
- Als er een factuur binnenkomt met relatie ‘Ammy Ferd’, dan valt deze onder de eerste ingestelde regel en zal de factuur naar de autorisator gaan die aangewezen is voor deze regel, in dit voorbeeld ‘John’.
- Als er nog een niveau is toegevoegd met het criterium ‘bedrag’: Als het bedrag tussen de 100 en 1000 dan zal de factuur naar de aangewezen autorisator gaan, in dit voorbeeld ‘Paul’.
- Dus zullen alle facturen van relatie ‘Ammy Ferd’ met bedragen tussen 100 en 1000 bij Paul binnenkomen voor autorisatie.
- Als niveau één niet van toepassing is op een factuur, zal het andere aanwezige niveaus controleren en zal de factuur volgens dat niveau worden toegewezen aan een autorisator.
Opmerking 1: Als de factuur op geen enkel niveau voldoet aan criteria zal de factuur gaan naar de autorisator van de regel, d.w.z. ‘John’.
Opmerking 2: Een niveau toevoegen is niet verplicht. De gebruiker kan een regel toevoegen zonder een niveau toe te voegen. Indien gewenst kan de gebruiker een niveau toevoegen waarbij criteria van dat niveau een onderdeel dienen te zijn van de regelcriteria.
Overslaan-niveau verduidelijking
Zodra aan de regelcriteria wordt voldaan, zal het systeem controleren of er niveau’s zijn toegevoegd. Als het een niveau(s) vindt zal er gecontroleerd worden welke autorisator de facturen zal autoriseren.
Voorbeeld: Als voorbeeld nemen we een regel met 4 niveaus om een autorisator te selecteren met bijbehorende criteria. Het derde niveau heeft een ingesteld overslaan-niveau.
- Document valt in niveau 1: document zal verzonden worden naar autorisator van niveau 1.
- Daarna controleert het niveau 2: document valt niet in niveau 2, dus het zal niet worden toegewezen aan een autorisator.
- Daarna controleert het niveau 3: document valt in niveau 3 en niveau 3 is Overslaan-niveau (d.w.z. niet toegewezen aan een autorisator). Vervolgens zal het systeem stoppen met controleren. Niveau 4 zal niet worden gecontroleerd.
- Maar, als het document niet in niveau 3 valt, zal het systeem niveau 4 controleren.