Artikel codering

In dit artikel vind je informatie over:

1. Wanneer gebruik je het?
2. Hoe werkt het?
3. Instellingen
4. In welke gevallen werkt dit niet?
5. Enkele voorbeelden van facturen met artikelcodering

1. Wanneer gebruik je het?

Factuur moet worden verwerkt volgens de aangekochte artikelen, d.w.z. het factuurbedrag moet worden gesplitst in meerdere regels volgens de artikelen die erop staan vermeld.

Elk gekocht artikel/item moet worden gelezen en worden geboekt op de bijbehorende grootboekrekening.

2. Hoe werkt het?

Het systeem koppelt de artikelen op de factuur aan productgroepen en zal vervolgens grootboekrekeningen aanwijzen zoals hierboven is uitgelegd. Elke factuurregel wordt gelezen door SBQ.

Wat kun je zien in je boekhoudpakket: Artikelen die zijn gecodeerd op dezelfde grootboekrekeningen zijn gegroepeerd tijdens het verzenden van deze facturen naar het boekhoudpakket.

Wat kun je zien in je boekhoudpakket: Als artikelen niet gegroepeerd worden zoals hierboven beschreven dan wordt het werkelijke regelomschrijving op de factuur in het boekhoudpakket.

3. Instellingen

• Selecteer de administratie en ga naar de ‘relatielijst’
• Selecteer/zoek de relatie
• Dubbelklik erop om te kunnen bewerken

• Ga naar de instellingen voor artikelcodering
• Selecteer een juiste grootboekrekening voor de artikelgroepen
• Je kunt de instellingen voor reviewmededelingen aanpassen
• Geef indien nodig een kostenplaats aan
• De gemaakte instellingen worden bijgehouden in ‘Log’. Hoe, wanneer en door wie de instellingen/mapping gedaan/gewijzigd zijn kun je hierin zien.

Om te onthouden:

• Als het vaak voorkomt dat hetzelfde product verschillende codes kan hebben dan moeten deze producten gemarkeerd staan als AAN bij reviewmededelingen. Als het als reviewmededeling op de reviewpagina getoond wordt kun je daar de gewenste grootboekrekening toewijzen.
• Artikelcodering kan niet op elke factuur worden toegepast die per regel moet worden gesplitst. Het is alleen van toepassing op realistische artikelen/diensten die gekocht kunnen worden. De naam van het artikel moet een generieke naam zijn die eenvoudig kan worden geidentificeerd met een bepaald product.
• Een artikel dat is geregistreerd in een productgroep van Smartbooqing krijgt een grootboekrekening die door ‘mapping’ met andere administraties tot stand komt. Daarom is artikelcodering een zeer bijzondere verwerkingsregel.

4. In welke gevallen werkt dit niet?

• Als een factuur per regel op artikelnummer moet worden gesplitst. Dan is het geen artikelcodering maar een specifieke instelling.

• Als de artikelen die op de factuur vermeld staan niet algemeen/generiek zijn, OF de kan de producten zijn niet eenvoudig te identificeren.

5. Enkele voorbeelden van facturen met artikelcodering

Voorbeeld 1

Voorbeeld 2

Voorbeeld 3

Voorbeeld 4

Voorbeeld 5