Groepeer boeking

In dit artikel vind je informatie over:

1. Wat is groeperen?
2. Hoe werkt groepering in Smartbooqing?
3. Hoe kan ik de koptekstbeschrijving van een document wijzigen?
4. Hoe kan ik de artikelregelbeschrijving van het document wijzigen?
5. Hoe werken niet-gegroepeerde en gegroepeerde regelbeschrijvingsinstellingen?
6. Kan ik de omschrijvingen tijdens de beoordeling wijzigen?

1. Wat is groeperen?

• Smartbooqing voert de boekhouding op REGEL-niveau uit.
• Facturen kunnen bestaan uit heel veel artikelregels.
• Als je niet al die verschillende artikelregels wilt zien in je boekhoudsysteem kan Smartbooqing de factuurregels GROEPEREN:

• • Artikelregels met dezelfde grootboekrekening en btw worden samengevoegd.
  • Bij het exporteren van de factuur naar het boekhoudsysteem zie je slechts de gegroepeerde regels.
  • De factuur wordt verwerkt op regelniveau en wordt gecomprimeerd in het boekhoudsysteem.

2. Hoe werkt groepering in Smartbooqing?

Kies wel/niet groeperen per contact. Standaard is dit UIT voor regels voor vaste en btw-codering. U kunt het niet AAN zetten. Voor Samenvatting, Specifiek, artikelcodering is het AAN, u kunt controleren of het UIT staat met behulp van onderstaande stappen:

• Ga naar de relatielijst (1)
• Selecteer Verwerkingsoverzicht (2)
• Bij de kolom ‘Groepeer boeking’ (3) kun je per relatie klikken om groeperen AAN of UIT te zetten (4).

3. Hoe kan ik de koptekstbeschrijving van een document wijzigen?

• Exporteren van  koptekstbeschrijving – Administratie-instellingen
• Op de documentdetailpagina kan je de omschrijving van de koptekst vinden die door het systeem is gegenereerd.

Om het formaat van de beschrijving aan te passen, ga naar:

• Administratie-instellingen
• Standaard
• Toon geavanceerde instellingen
• Document koptekst en regelbeschrijving
• Document koptekst beschrijving
• Om te bewerken of aan te passen selecteer “Aangepast”
• Selecteer veld en lengte.

OF

Je kan de beschrijving op DDP bewerken, het systeem zal de bewerkte omschrijving exporteren.

4. Hoe kan ik de artikelomschrijving van het document wijzigen?

Exporteren van artikelomschrijving – Administratie-instellingen + Relatie-instellingen

Stappen:

• Ga naar administratie-instellingen
• Selecteer Standaard en klik vervolgens op Toon geavanceerde instellingen
• Selecteer Document koptekst en regelbeschrijving
• Selecteer Document regel beschrijving

Er zijn twee opties: 1) voor niet-gegroepeerde regels, 2) voor gegroepeerde regels.

Je zult daar twee soorten instellingen vinden. 1) voor niet-gegroepeerde lijnen, 2) voor gegroepeerde lijnen.

5. Hoe werken niet-gegroepeerde en gegroepeerde artikelregelomschrijvingen?

1. Voor gegroepeerde regels: Regels worden gegroepeerd op basis van dezelfde grootboekrekening en btw-code, dus individuele regelbeschrijving is niet van toepassing.
2. Voor niet-gegroepeerde regels: Elke artikelregel wordt geëxporteerd conform de artikelregelomschrijving van de factuur.

6. Kan ik de omschrijvingen tijdens het reviewen wijzigen?

• Als groeperen AAN staat, kan de artikelomschrijving niet worden aangepast.
• Als groeperen UIT staat, kan de artikelomschrijving wel worden aangepast.