Alleen beschikbaar met het Wunderbricks Boekhoudsysteem
De PO Matching functie stroomlijnt het proces van het matchen van inkooporders (PO’s) met factuurgegevens, door deze cyclus te automatiseren op basis van criteria gedefinieerd door de gebruiker. Als aan de gespecificeerde voorwaarden wordt voldaan, worden facturen automatisch verwerkt.
De instelling kan worden geconfigureerd bij –
Administratie Algemene instellingen – PO Matching instellingen
Instelling PO Matching –
De instelling heeft verschillende dimensies. Laten we ze stuk voor stuk bekijken.
Onze gebruikers kunnen kiezen waar de inkooporderwaarden moeten worden gelezen en gematcht. De twee beschikbare opties zijn:
- Header Level Matching: PO-gegevens worden gelezen uit de header-sectie en het totale factuurbedrag (inclusief BTW) wordt gebruikt als matchingscriterium.
- Regelniveau matching: PO-gegevens worden gelezen van de individuele regelitems. De match is gebaseerd op de prijs van een enkel artikel/artikel, niet op de prijs vermenigvuldigd met de hoeveelheid.
Bedrag tolerantie instellingen
- Tolerantie positief/negatief bedrag: Deze instelling bepaalt de toegestane afwijking tussen het inkooporderbedrag en het factuurbedrag. Gebruikers moeten deze toleranties configureren op basis van verwachte/toegestane afwijkingen.
Overeenstemmingsopties
Hier kan de gebruiker kiezen of hij één of meerdere facturen wil vergelijken met één of meerdere inkooporders.
- Eén factuur bij één inkooporder: Als de eerste factuur voor een inkooporder wordt ontvangen en voldoet aan de door de gebruiker gedefinieerde tolerantiegrenzen (voor bedrag of percentage), wordt deze geaccepteerd. De daaropvolgende facturen worden geweigerd.
- Meerdere facturen op één inkooporder: Met deze optie kunnen meerdere facturen aan één inkooporder worden gekoppeld, mits aan de gedefinieerde toleranties (positief/negatief verschil in bedrag of percentage) wordt voldaan.
Opmerking – Op regelniveau zal in toekomstige versies een optie beschikbaar zijn om meerdere facturen aan meerdere inkooporders te koppelen. Momenteel is deze optie uitgeschakeld.
Op basis van de bovenstaande instellingen worden facturen geaccepteerd of afgewezen. De status van deze facturen kan worden bekeken op de PO Matching pagina, die toegankelijk is via het hamburger menu en gefilterd kan worden door de verschillende beschikbare weergaven.
Extra opties op de PO Matching Setting’s pagina –
- Ongeldige facturen automatisch afwijzen: Ongeldige facturen – facturen die niet voldoen aan de ingestelde tolerantiecriteria (instelling positief/negatief bedrag) – kunnen automatisch worden afgewezen of worden verplaatst naar een handmatige validatieweergave voor verdere controle.
- Alle facturen stoppen: Als u deze optie inschakelt, worden alle facturen direct naar de handmatige validatieweergave gestuurd voor verdere actie.
(De handmatige validatie wordt in de volgende gedeelten beschreven)
Velden markeren – Als het selectievakje is ingeschakeld, worden de corresponderende waarden gemarkeerd met een kleurenschema om hun status aan te geven.
Inkooporders synchroniseren van Wunderbricks naar Smartbooqing
- Na het inschakelen van de PO Matching instellingen, zal er een nieuw menu-item, “Lijst met inkooporders”, verschijnen onder het tabblad Verwerkingsinstellingen. Dit zal alle inkooporders van Wunderbricks weergeven.
- Je kunt ook de laatste inkoopordergegevens van Wunderbricks synchroniseren door op SYNC te klikken.
De PO-pagina
- Handmatige validatieweergave – Gebruikers kunnen facturen handmatig controleren aan de hand van gematchte inkooporders en deze accepteren of afwijzen.
- Geaccepteerde weergave – Hiermee worden alle geaccepteerde facturen weergegeven.
- Afgewezen weergave – Hiermee worden alle afgewezen facturen weergegeven, met de optie om terug te keren naar de weergave Handmatige validatie.
Processtroom in Smartbooqing
- Wanneer PO matching is ingeschakeld, worden alle inkooporders uit je boekhoudsysteem geïmporteerd. Op basis van de matching-instellingen, inkooporder- en factuurgegevens worden documenten toegevoegd aan de PO Matching-weergave.
- Facturen die verschijnen in de Geaccepteerde weergave van de PO Matching-pagina volgen de normale verwerkingsstroom (controleren, exporteren, enz.) binnen Smartbooqing.
Kleurenpictogrammen op de pagina voor het matchen van inkooporders
Dit is in wezen gebaseerd op de tolerantiegrens voor bedragen die de gebruikers hebben gedefinieerd voor het matchen van de bedragen tussen de factuur en de inkooporder.
- Geel: Overeenstemming binnen de tolerantiegrenzen voor bedragen en prijs.
- Groen: Exacte overeenkomst voor bedragen en prijs.
- Rood: Het bedrag en de prijs van de inkooporder vallen buiten de tolerantiegrenzen.
De factuurdetailpagina (IDP) – De factuurdetailpagina.
Wanneer een gebruiker op het vergrootglas klikt, wordt de factuurdetailpagina voor dat document geopend.
Voor facturen die zijn gematcht op basis van de instelling Kopniveau PO, ziet de factuurdetailpagina er als volgt uit:
Het scherm wordt gesplitst om Factuur (PDF), Factuurgegevens en PO-gegevens weer te geven.
Voor facturen die zijn gematcht volgens de PO-instelling op regelniveau , ziet de factuurdetailpagina er als volgt uit:
Actieknoppen op de IDP
- Wijzigen: Hiermee kunnen gebruikers de factuur koppelen aan een andere (mogelijk recentere) inkooporder. De factuurbedragen worden opnieuw gecontroleerd en de gebruiker kan dan beslissen om de factuur te accepteren of af te wijzen.
- Ontkoppelen: Als de gebruiker de factuur niet langer wil koppelen aan de huidige inkooporder, kan hij de koppeling opheffen en volgt het document de normale stroom in Smartbooqing.