1. Template Samenvattings

Als u een uniforme verwerking wilt voor administraties uit dezelfde branch of van hetzelfde bedrijf kunt u met de template uniforme instellingen voor verschillende administraties beheren.

De volgende instellingen worden gekoppeld aan de template:

• Verwerkingsregel + specificatie van relaties
• Btw-regel van relaties
• Grootboekrekeningen en artikelgroep koppeling
• Btw-koppeling aan BTW-categorieën van Smartbooqing
• Investeringsinstellingen voor relaties en rekeningcode

2. Hoe werkt template het?

1. Druk op de knop +Nieuw. Geef een naam aan de template en wijs er een bronadministratie aan toe.Een bronadministratie is een leidende administratie van waaruit alle instellingen worden gekopieerd om de template te kunnen instellen.
2. Eenmaal opgeslagen, krijgt het systeem alle instellingen van de bronadministratie om een template te vormen.
3. Vervolgens kan dit administratie in template instellingen worden gezien onder sectie ‘bron’, maar deze administratie wordt niet automatisch beschouwd als volger van de template. Als u het ook als volger wilt beschouwen, selecteert u optie “Voeg deze administratie toe als volgeradministratie”. Als de template is aangemaakt is de bronadministratie niet meer relevant.
4. Gebruikers kunnen administraties toevoegen aan deze template, die we volgeradministraties noemen. Hieronder staan de stappen uitgelegd met behulp van afbeeldingen.
5. Elke volgeradministratie heeft verwerkingsinstellingen voor relaties volgens criteria op basis van IBAN en KvK-nummer.
6. Er is een technisch proces waarbij template instellingen worden toegewezen in volgeradministraties. Zodra instellingen zijn toegewezen aan relaties van volgeradministraties, kunnen deze niet worden bewerkt in de administratie. Deze instellingen kunnen worden bewerkt in de template en zijn van toepassing op alle dezelfde relaties van alle volgeradministraties.
7. Als later de instellingen in de template worden gewijzigd, dan duurt het maximaal 2-3 uur voordat de instellingen ook in de volgeradministraties zijn aangepast.

Hoe maak je een nieuwe template?

Ga naar (Menubalk Organisatie) Menu “Template”

Selecteer bronadministratie, selecteer templategebruiker (Template eigenaar) en maak template

Waar kan de template instelling worden bekeken / bewerkt?

Ga naar Menu Templates zoek in de templatelijst welke je wilt zien/bewerkentemplate en klik op het picogram voor bewerken Selecteer”Template instellingen”

Hoe kun je een volgeradministratie toewijzen?

U kunt de administratielijst aan de linkerkant zien en de administratie(s) selecteren. Meteen worden ze verplaatst naar het rechtervak en zijn ze gekoppeld aan de template.

Lijst met template- en volgeradministraties

3. Criteria voor relatiekoppeling naar template

1. Facturen van leverancier/klant van toegewezen administraties en met hetzelfde KvK-nummer (KVK) hebben uniforme verwerkingsinstellingen.
2. Facturen van leverancier/klant van toegewezen administraties en met dezelfde IBAN hebben uniforme verwerkingsinstellingen.
3. Als op factuur zowel IBAN als KVK aanwezig zijn, worden de IBAN-instellingen toegepast. IBAN heeft prioriteit.
4. Als van de relatie IBAN en KVK mist, wordt deze relatie niet gekoppeld aan een template.
5. Relatie moet gereviewd zijn of bevestig relatie van volgeradministratie. Relaties waarvan SBQ niet zeker is worden niet gekoppeld aan de template.
6. Grootboekcode moet gekoppeld zijn aan de grootboekcode van de volgeradministratie .

Waar kunnen we relaties in de template zien?

Waar kunnen we relaties in de administratie zien?

4.Criteria om grootboekcodes te koppelen aan template grootboekcodes

1. Zodra volgeradministratie aan de template wordt toegevoegd, wijst het systeem de grootboekcodes toe waarvan de code en de omschijving exact hetzelfde moeten zijn als die van de template.
2. Het systeem doet dit voor elke volgeradministratie tijdens het configureren van de template.
3. De gebruiker kan deze koppeling bewerken om de instellingen aan te passen en als er rekeningcodes niet zijn gekoppeld kunnen ze handmatig gekoppeld worden. De reden dat sommige niet gekoppeld zijn kan komen doordat de codes niet precies hetzelfde zijn en de omschijving anders is.

Waar is deze koppeling te zien?

Waar kunnen we deze koppeling bewerken?

(Als je ‘coderingregel’hebt geopend, zie boven, dubbelklik op de rij om te bewerken)

5. Criteria voor het koppelen van btw aan template-btw-codes

1. Werkt hetzelfde als koppelen met grootboekcodes; btw met dezelfde btw-code + beschrijvingen en hetzelfde % wordt gekoppeld met template, de overige worden niet gekoppeld.
2. Niet gekoppelde btw-codes kunnen handmatig worden toegewezen.

Waar kunnen we deze koppeling zien?

Waar kunnen we btw-koppeling bewerken?

6. Criteria voor artikelgroepkoppeling koppelen aan template:

1. Op basis van de bronadministratie heeft de template artikelgroepkoppeling met grootboekcode.
2. Deze grootboekcode moet zijn gekoppeld aan dezelfde grootboekcode van de volgeradministratie.

Waar kunnen we de instelling zien?

Waar kunnen we de instelling bewerken?

7. Impact op de relaties van de volgeradministraties:

Bestaande relaties:

• Systeem zal de relaties van de template koppelen op basis van IBAN of KvK.
• Voorbeeld:
  • Er zijn 2 relaties aanwezig in twee verschillende administraties.
  • Administratie 1 heeft relatie 1 met IBAN1 en KvK1.
  • Administratie 2 heeft relatie 2 met IBAN1 en KvK2.
• Nu worden relatie 1 en relatie 2 toegewezen aan één relatie die beschikbaar is in template met IBAN1, omdat IBAN prioriteit heeft.
• Als de relatie KvK/ IBAN mist, wordt deze niet gekoppeld aan een template
• Als KVK / IBAN later aan relatie wordt toegewezen, wordt deze dienovereenkomstig gekoppeld

Nieuwe relaties:

• Als er een nieuwe factuur met nieuwe relatie aan het systeem wordt toegevoegd.
• Het systeem maakt een nieuwe relatie aan met de beschikbare gegevens.
• Als KvK/IBAN beschikbaar is dan zal het systeem zoeken naar dezelfde KVK/IBAN in de bestaande template.
  1. Als IBAN overeenkomt, wordt de relatie toegewezen aan de template op basis van IBAN.
  2. Als KvK overeenkomt, wordt de relatie toegewezen aan de template op basis van KVK.
  3. Als IBAN en KvK beide overeenkomen, wordt de relatie toegewezen op basis van IBAN, omdat IBAN als prioriteit wordt beschouwd.
  4. Als KvK/ IBAN niet is gevonden in de template, moet u eerst de nieuwe relatie bevestigen op de reviewpagina. Eenmaal bevestigd, wordt de nieuwe relatie toegevoegd aan de template.

8. Wie kan template instellingen maken / bewerken –

Template instellingen kunnen niet worden bewerkt in volgeradministratie zodra ze aan de template zijn gekoppeld. Instellingen van de template kunnen bewerkt worden door de zogenaamde ‘template eigenaar’.

Tijdens het aanmaken van de template kunnen template eigenaren worden toegewezen. Alleen zij kunnen de template bewerken, zelfs tijdens het reviewen kunnen andere gebruikers de instellingen niet bewerken.

Bij de administratie zie je instellingen zien in grijs en niet-bewerkbaar. De normale instellingen zijn wel actief in de administratie.

Waar kunnen we gebruikers toewijzen in template?