In dit artikel vind je informatie over:

1. ‘Go Digital’ Dashboard

2. Activeren van Go Digital Dashboard

3. Stappen om PEPPOL te activeren:

4. Relatielijst

5. Peppol Statistieken

6. UBL Statistieken

7.  Autorisatie Statieken

8. Actieve relaties grafiek

9. Resterende relaties grafiek

1. ‘Go Digital’ dashboard

Met Go Digital gaan we een stap verder in het digitaliseringsproces waarbij Smartbooqing e-documenten kan verwerken in plaats van pdf-facturen. Hiervoor is een nieuw dashboard toegevoegd weermee je verbinding met PEPPOL  kunt mak. Het dashboard biedt statistische gegevens over de verwerkte e-documenten.

Voordelen van Go Digital via Peppol

• Facturen worden rechtstreeks uitgewisseld tusen zender en ontvanger.
• 100% correct door gebruik van het UBL format.
• Tijd- en geldbesparend omdat handmatige verwerking niet meer noodzakelijk is.

2. Activeren van Go Digital Dashboard

1. Klik op ‘administraties’in het linkermenu
2. Selecteer ‘functies’.
3. Er zijn twee nieuwe kolommen toegevoegd ‘Peppol’

Zowel ‘Peppol’  kan hier worden geactiveerd of gedeactiveerd door erop te klikken.

• Als het geactiveerd is word ter een nieuw dashboard toegevoegd aan het linkermenu:
• “Go digital dashboard”. Klik erop en het dashboard wordt geopend.
• Als Peppol  nog niet zijn geactiveerd ziet het dashboard er uit als hieronder.

3. Stappen om Peppol te activeren

• Klik op “Nu aanmelden” en het aanmeldingsformulier voor Peppol wordt geopend.
• Iedere gebruiker kan Peppolactiveren behalve de gebruikersrol ‘indiener’.
• Zodra Peppol is geactiveerd, kun je het ‘participant ID’ (Access point) delen met relaties.

Geef de benodigde gegevens in het aanmeldingsformulier.

Het aanmeldingsformulier kan op drie manieren worden ingediend:

1. Registratie bij Peppol voor jezelf.
2. Registratie bij Peppol namens een andere gebruiker.
3. Stuur het aanmeldingsformulier door naar een andere gebruiker

Registratie bij Peppol voor jezelf

Als je klikt op ‘nu aanmelden’ zijn de meeste gegevens al ingevuld. Vul de ontbrekende gegevens aan en klik op ‘indienen’om het formulier te versturen.

1. Voer een paar tekens in het veld ‘zoek KvK’ en er verschijnen suggesties waaruit het juiste KvK-nummer geselecteerd kan worden. De meeste andere velden in het aanmeldingsformulier worden automatisch aangevuld.

Als er geen KvK-nummer is, selecteer dan ‘Onze organisatie heeft geen Kamer van Koophandel nummer’.

2. In plaats van het KvK-nummer kan er een Organisatie identificatie nummer (OIN-nummer) worden gegeven.

3. Sla over indien niet van toepassing.

Registratie bij Peppol namens een andere gebruiker.

• Je kunt elke andere gebruiker selecteren en daarna benodigde gegevens invullen.
• Je kunt een andere gebruiker zoeken door een paar tekens in het veld in te voeren en er verschijnen enkele suggesties waaruit je de juiste contactpersoon selecteert.
• Als er een formulier namens een gebruiker is ingevuld zal de respectievelijke gebruiker een e-mail ter bevestiging krijgen:
  • E-mail Peppol-aanmelding: Klik op de bevestigingslink in de mail.

Stuur het aanmeldingsformulier door naar een andere gebruiker

Om het aanmeldingsformulier door te sturen naar een andere gebruiker, klik je op ‘doorsturen’.

Selecteer daarna naar wie je het formulier doorstuurt.

1. Je kunt een bestaande gebruiker selecteren naar wie je het formulier wilt doorsturen. Klik daarna op ‘indienen’. De geselecteerde gebruiker zal een e-mail ontvangen met een aanmeldingslink.
2. Je kunt ook een nieuwe gebruiker aanmaken aan wie je het formulier kunt doorsturen.

Nieuwe gebruiker aanmaken

Voer de benodigde gegevens in en klik daarna op ‘indienen’.

De nieuwe gebruiker zal twee e-mails ontvangen:

• • Account verificatie e-mail: Om het Smartbooqing wachtwoord in te stellen.
  • Aanmeldingmail voor Peppol: Klik op de registratielink in de e-mail.

4. Relatielijst

• Klik op relatielijst
• Selecteer UBL netwerken uit het drop-down menu.

Er is een nieuw overzicht toegevoegd aan de relatielijstpagina. Deze pagina toont het aantal documenten dat door het systeem is verwerkt en afkomstig is van diverse bronnen zoals PEPPOL,  en andere UBL’s.

1. Cirkel met vinkje: Geactiveerd en documenten ontvangen.
2. Cirkel met blauwe rand: Geactiveerd maar nog geen documenten ontvangen.
3. Cirkel met grijze rand: Of niet geactiveerd of geen documenten ontvangen.
4. Blanke regel: Geen mogelijkheid voor levering digitale documenten.
5. Tip: Tip: Klik op de cirkel met het vinkje en je ziet de datum van het eerst ontvangen document.
6. Leveranciersaccount: Klik op het icon voor instellingen (wile) om een koppleing te maken met je leveranciersaccounts. Dit zijn accounts van je leveranciers waarvan je de facturen wilt ontvangen. Voeg de inloggegevens van de leverancieraccounts toe om de facturen binnen te kunnen halen.

Klik op het icon voor instellingen (wiel) en er verschijnt een venster waar je de inlogggevens van je leverancieraccounts kunt toevoegen.

6. Peppol Statistieken

De PEPPOL statistieken laten de volgende details zien:

Relatie

• Alle: Totale aantal relaties in het Smartbooqing
• Actief: Het aantal relaties aangemeld bij PEPPOL
• Resterend: Het resterende aantal relaties dat nog niet is aangemeld bij PEPPOL

Documenten

• Deze maand: Het aantal verzonden documenten door relaties via PEPPOL in de huidige maand.
• Laatste maand: Het aantal verzonden documenten door relaties via PEPPOL in de laatste maand.
• Totaal- Het totale aantal documenten dat is verzonden door relaties via PEPPOL
• Actief sinds: Geeft de datum wanneer PEPPOL is geactiveerd.

Deactiveren van het account: Klik op de drie stipjes rechtbovenaan en er verschijnt een klein venster waar de gebruiker kan klikken op ‘deactiveren’.

8. UBL Statistieken

De UBL statistieken laten de volgende details zien:

Relatie

• Alle: Totale aantal relaties in het Smartbooqing
• Actief: Het aantal relaties dat UBL gebruikt voor verzenden van e-documenten.
• Resterend: Het resterende aantal relaties dat UBL nog niet gebruikt voor verzenden van e-documenten.

Documenten

• Deze maand: Het aantal verzonden documenten door relaties via UBL in de huidige maand.
• Laatste maand: Het aantal verzonden documenten door relaties via UBL in de laatste maand.
• Totaal- Het totale aantal documenten dat is verzonden door relaties via UBL.

9. Autorisatie Statieken

De autorisatie statistieken laten de volgende details zien:

Relatie

• Alle: Het aantal autorisatoren en bevestigers.
• Autorisator: Het aantal gebruikers die documenten autoriseren.
• Bevestiger: Het aantal gebruikers die documenten bevestigen.

Documenten

• Deze maand: Het aantal documenten verzonden voor autorisatie en bevestiging in de huidige maand.
• Laatste maand: Het aantal documenten verzonden voor autorisatie en in de laatste maand.
• Totaal: Het totale aantal documenten verzonden voor autorisatie en bevestiging.

10. Actieve relaties grafiek

• De grafiek geeft een overzicht van het percentage relaties dat overgaat op digitalisering door het verzenden van e-facturen via PEPPOL,  en UBL vergeleken met het totale aantal relaties en alle documenten. De grafiek toont een maandelijks overzicht van e-documenten.
• PEPPOL (Groen): De balk toont het percentage aan relaties dat e-documenten via Peppol verzend in vergelijking met het totaal aantal relaties.
• UBL (Rood): De balk toont het percentage aan relaties dat e-documenten via UBL verzend in vergelijking met het totaal aantal relaties.

Voorbeeld

Klik op de legenda (gekleurde vakjes rechts naast grafiek) en je kunt de geselecteerde optie verbergen/zichtbaar maken.

11. Resterende relaties grafiek

• Grafiek geeft het het aantal relaties weer dat nog geen gebruik maakt van digitalisatie door middel van PEPPOl,  en UBL. In plaats van e-facturen worden er nog pdf-facturen verzonden.
• De grafiek geeft een overzicht van het percentage relaties dat overgaat op digitalisering door het verzenden van e-facturen via PEPPOL, en UBL vergeleken met het totale aantal relaties en alle documenten.
• PEPPOL (Groen): De balk toont het percentage aan relaties dat nog geen e-documenten via Peppol verzend in vergelijking met het totaal aantal relaties.
• UBL (Rood): De balk toont het percentage aan relaties dat nog geen e-documenten via UBL verzend in vergelijking met het totaal aantal relaties.

Voorbeeld

Klik op de legenda (gekleurde vakjes rechts naast grafiek) en je kunt de geselecteerde optie verbergen/zichtbaar maken.