Wijzig administratie | Aanpassen bedrag | Groepsboeking standaard | Gebruiker gedefinieerde relatienummerinstelling

In dit artikel vind je informatie over:

1. Wijzig administratie

2. Aanpassen bedrag op documentdetailpagina

3. Instelling voor groepsboeking, standaard uitgeschakeld

4. Door de gebruiker gedefinieerde relatienummerinstelling

1. Wijzig administratie

Als documenten per ongeluk worden geüpload in een verkeerde administratie en dat gewijzigd moet worden door deze naar de juiste administratie te sturen, biedt Smartbooqing een functie ‘wijzig administratie’.

• Wijzig administratie via ‘ontvangen bestanden’: Als documenten nog in de wachtrij staan kan je ze verplaatsen naar een andere administratie
• Wijzig administratie via ‘reviewpagina’: Als een document al is verwerkt en u zich realiseert dat ze tot een andere administratie behoren kun je ze met deze funcionaliteit verplaatsen.

Hoe verplaats je documenten via de reviewpagina?

1. Selecteer het document
2. Klik op het pictogram ‘administratie wijzigen’
3. Selecteer de administratienaam
4. Klik op op ‘wijzig administratie’.
5. De status verandert in ‘verplaatst’.

• Opmerking: het toont het aantal documenten dat wordt verplaatst met de status van elk geselecteerd document.
• Als de PDF niet beschikbaar is op de reviewpagina, wordt er bericht weergegeven dat de PDF niet gevonden is en dat het document niet kan worden verplaatst.

Hoe werkt het?

• Het document wordt geüpload in de juiste administratie en het systeem verwerkt het verplaatste document volgens de instellingen van administratie waar het naar toe is verplaatst. (Coderingsregel, relatie en grootboekcodes verschillen per administratie vandaar dat het document herverwerkt wordt.)

2. Aanpassen bedrag op documentdetailpagina

Als de btw-code of het btw-percentage tijdens het reviewen van het document wordt gewijzigd, worden de bedragen (btw-bedrag en bedrag exclusief btw) opnieuw berekend zonder het uiteindelijke regelbedrag te wijzigen.

• Voorbeeld: Als op documentdetailpagina de btw-code of het btw-percentage wordt gewijzigd.

Bij het wijzigen van de btw-code:

• Totaalbedrag (inclusief BTW) : Blijft ongewijzigd
• BTW-bedrag: Wijzigt
• Bedrag (Exclusief BTW): Wijzigt

3. Instelling voor groepsboeking, standaard uitgeschakeld

• Als de instellingen voor groepsboeking UIT staat, dan wordt de regelomschrijving bewerkbaar.
• Op de documentdetailpagina kunt u de regelomschrijving bewerken. Dezelfde regelomschrijving wordt geëxporteerd naar het boekhoudsysteem.

• Let op: De regelomschrijving die wordt geëxporteerd naar uw boekhoudsysteem is gebaseerd op de instellingen voor niet-groeperen / groeperen.
• Om deze instelling te beheren: Algemene Instellingen-> Toon geavanceerde instellingen-> Hoe moeten de omschrijvingen van de kopteksten regels in documenten eruit zien?

4. Door de gebruiker gedefinieerde relatienummerinstelling

Waar kunt u deze instelling beheren?

• Algemene Instellingen-> Toon geavanceerde instellingen-> Moet Smartbooqing je ontvangen documenten verwerken?/ Moet Smartbooqing je uitgaande documenten verwerken?
• Het relatienummer dat in Smartbooqing wordt aangemaakt, wordt bepaald door de instelling in het boekhoudsysteem. Standaard wordt dit gesynchroniseerd vanuit het boekhoudsysteem. Als u uw eigen relatienummerpatroon wilt instellen om te voorkomen dat het relatienummer wordt overschreven, kunt u het patroon hier definiëren.

Standaard zijn beide selectievakjes UITGESCHAKELD:

Als 1e selectievakje is ingeschakeld, kunt u het beginnummer voor nieuwe relaties vermelden.

• De synchronisatie met het boekhoudsysteem wordt voortgezet als er in uw boekhoudsysteem een relatienummer aanwezig is die groter is dan uw gekozen beginnummer. Het nummer wordt dan na synchronisatie gewijzigd.
• Voorbeeld: Als u 8027 hebt ingesteld als beginnummer. Als er in uw boekhoudsysteem een relatienummer is met 10000, wordt het beginnummer van de relatie gewijzigd in 10001 nadat de administratie is gesynchroniseerd in Smartbooqing.

Als 2e selectievakje is ingeschakeld –

• Hier kunt u de lengte van het relatienummer en het patroon wijzigen en op basis hiervan wordt het volgende nummer gegenereerd.
• Opmerking: Wanneer deze optie is geselecteerd, stopt de synchronisatie van het relatiepatroon met het boekhoudsysteem en wordt deze niet bijgewerkt.
• Als de gekozen lengte of -patroon van relatienummer niet compatibel is met het boekhoudsysteem zal de relatie stoppen op de pagina met exportfouten.
• Voorbeeld: U hebt een relatienummer 1000000000 in uw boekhoudsysteem. Als Smartbooqing vervolgens nieuwe relaties aanmaakt op basis van het grootste getal dat in uw boekhoudsysteem aanwezig is, zal Smartbooqing na synchronisatie relatie 1000000001 aanmaken. Als dit niet gewenst is en u wilt dat het volgende relatienummer wordt aangemaakt als 10001, kunt u de relatiecodelengte als 5 invoeren en het volgende beschikbare getal aanpassen naar 10001. Zie onderstaande afbeelding voor referentie.
• Let op: wanneer beide selectievakjes zijn ingeschakeld, maakt het systeem een relatienummer aan op basis van het ingestelde relatienummer en deze wordt niet gewijzigd na synchronisatie.

Opmerking: Deze functie wordt niet ondersteund voor VISMA-verbindingen omdat relatienummers correct worden geëxporteerd in VISMA.

Opmerking: De onderstaande wijzigingen zijn alleen van belang voor numerieke en alfanumerieke patrooninstellingen. Niet vereist voor ‘alfabetische’patrooninstelling.